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會務安排需要考慮的小細節

發布者:admin 發布日期:2017-08-25

1、接受任務,擬定方案:會議方式、時間地點、參加人員、會議內容、日程、籌備組織分工、抽調工作人員、經費預算;

2、文稿準備:主報告、領導講話、經驗材料、主詩詞、會議資料、會議指南、打印校對裝訂,制作證件:出席證、代表證、列席證、工作證;

3、制發通知:會議內容、參加人員、開會時間地點、會期、報到時間地點、往返車船、飛機時間;

4、收集名單:單位職務、姓名性別、民族、人數、到達車次時間、返程車次時間、分組;

5、會場準備:會標徽記、座席形狀、座次安排、音響效果、錄音攝像、照明通訊、茶水煙盤、花卉布置、會場衛生;

6、后勤準備:文件裝袋、房間分配、伙食標準、食物衛生、就餐桌次、用車計劃(接車安排)、醫療衛生、文娛活動;

7、會前檢查:檢查會場、檢查會議文件、檢查后勤保障;

8、接會議代表:了解車次到達時間、通知接車領導、安排車輛;

9、會間服務:簽到(文件分發)、記錄錄音、攝影照相、采暖降溫(供水)、保衛安全、衛生、返程票務、文娛活動;

10、會議秘書:會議簡報、會務通知、會議總結、決議、傳達提綱、會議新聞稿件;

11、會議收尾:食宿結算、回收文件、送車、暫住人員安排、整理報告(會議紀要)、會議文件歸檔、會議財務結算;

12、會務工作總結。


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